Boekhoudtips voor ondernemers

Op deze pagina vind je onze beste boekhoudtips. Met deze boekhoudtips leer je boekhouden als een pro… nou ja, bijna dan.

Inrichten en bewaren

• Bewaar alle bonnetjes, facturen, contracten, dagafschriften en overige documenten en verzamel ze op één plek. Gooi niks weg! Je agenda, contracten en correspondentie met relaties vallen hier ook onder.
• Scan de documenten of maak een foto om ze digitaal te bewaren in de cloud en/of op je computer.
• Leg een permanent dossier (papier en/of digitaal) waarin je vaste gegevens bewaard, zoals contracten, inloggegevens van de Belastingdienst, verzekeringspapieren en KvK-uittreksels, zodat je die snel kunt terugvinden.
• Vergeet niet om regelmatig een back-up te maken van je digitale archief. Het crashen van je computer is een waardeloos excuus voor het niet kunnen informeren van de Belastingdienst bij eventuele controle.
• Bewaar je administratie minimaal 7 jaar. Documenten met betrekking tot de (ver)koop van een bedrijfspand moet je 10 jaar bewaren. Dan voldoe je aan de bewaarplicht van de Belastingdienst.
• Gebruik een standaard rekeningschema en pas die naar jouw wensen aan. Verschillende soorten omzet wil je mogelijk apart zichtbaar maken op meerdere omzetrekeningen.

Belasting

• Bepaal je btw-tarief en raadpleeg bij onzekerheid de Belastingdienst.
• Zorg voor een correctie btw-factuur. Alleen de btw die vermeld staat op de factuur mag je aftrekken.
• Trek de btw pas af als je 1) btw-plichtig bent, 2) je alle facturen en bonnetjes netjes bewaart, 3) het zakelijke kosten betreft, 4) het btw-bedrag op de factuur of bon staat vermeld en 5) de gefactureerde goederen of diensten daadwerkelijk aan je geleverd zijn.
• Maak gebruik van de kleineondernemersregeling. Als je in een jaar minder dan € 1.883 (2016) btw betaalt, kom je in aanmerking voor belasting­vermindering.
• Vergeet niet de correctie voor privégebruik te boeken als je privé goederen of diensten onttrekt aan je bedrijf (bijvoorbeeld je mobiele telefoon).
• Ken de aftrekbaarheid van kosten en btw. Als je weet welke kosten je wel en niet mag aftrekken van de winst en welke btw aftrekbaar is als voorbelasting, kun je veel geld besparen.
• Bestel voor een paar euro de Snelgids Aftrekbare kosten met de aftrekbaarheid van kosten en btw voor de meest voorkomende situaties.

Verkopen

• Zorg ervoor dat je facturen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.
• Download 7 gratis factuursjablonen in10 verschillende kleuren die voldoen aan alle wettelijke eisen op http://www.excelfacturen.nl.
• Dubbelcheck het bankrekeningnummer dat je op jouw facturen vermeldt. Klanten zijn niet verplicht opnieuw te betalen als je een verkeerd rekeningnummer doorgeeft.
• Zorg ervoor dat je facturen opeenvolgend genummerd zijn. Dit is een van de factuureisen.
• Gebruik een boekhoudpakket, zoals Boekhouden in Excel, waarmee je niet alleen snel en gemakkelijk facturen kunt maken, maar ook creditnota’s, offertes, orderbevestigingen, pro-formafacturen, pakbonnen en herinneringen.
• Zorg voor kleur in je facturen. Uit onderzoek blijkt dat facturen sneller betaald worden als ze er professioneel uitzien en kleur bevatten.
• Neem eens een kijkje op factuursjablonen.nl. Maak een professionele en goed verzorgde factuur binnen 1 minuut.
• Word geen bank en factureer iets later. Als je een factuur verstuurt op 1 oktober in plaats van 30 september, dan draag je de btw pas af voor 31 januari van het volgende jaar.
• Maak creditnota’s voor bijvoorbeeld retourgoederen apart zichtbaar door deze te registreren op een aparte grootboekrekening.
• Registreer kortingen op een aparte grootboekrekening om inzicht te krijgen in het kortingspercentage dat je hebt verstrekt over je totale omzet.

Sneller betaald krijgen

• Verstuur facturen digitaal (PDF) per e-mail. Maak gemakkelijk je factuur met onze gratis Excel boekhouding.
• Maak je factuur duidelijk herkenbaar met je eigen logo.
• Zorg voor professionele facturen in kleur. Je factuur representeert je bedrijf.
• Maak de factuur persoonlijk. Bedank je contactpersoon voor de opdracht.
• Toon de eindresultaten van je werk op de factuur.
• Vermeld verleende kortingen altijd zichtbaar op de factuur.
• Factureer snel. Hoe eerder je de factuur stuurt, hoe sneller de klant betaalt.
• Vraag vooraf aan welke eisen de factuur moet voldoen. Denk hierbij aan de adressering en aanvullende gegevens, zoals: inkoopnummer, kostenplaats, projectcode en getekende urenstaten.
• Voeg een specificatie bij je factuur, bijvoorbeeld een getekende urenstaat.
• Bel met je klant wanneer de betaling uitblijft (wacht niet te lang).

Inkopen

• Noteer bij het registreren van facturen het factuurnummer dat je leverancier gebruikt.
• Schrijf het nummer dat je boekhoudpakket toekent op de factuur of bon, zodat je die snel kunt terugvinden.
• Boek investeringen op een grootboekrekening die begint met een 0. Dit zijn uitgaven boven € 450 exclusief btw voor zaken die langer dan een jaar meegaan (gebouwen, auto’s, inventaris, computers). Deze bezittingen noemen we ook wel vaste activa.
• Boek inkopen van handelsvoorraden op een grootboekrekening die begint met een 3.
• Boek kosten die direct toewijsbaar zijn aan de omzet op een rekening­nummer dat begint met een 7. Bijvoorbeeld: de inhuur van derden of kostprijs omzet.
• Alle indirecte kosten boek je op een rekening die begint met een 4. Bijvoorbeeld autokosten, kantoorartikelen, accountantskosten.
• Gebruik standaardomschrijvingen die je over 2 jaar ook nog begrijpt, bijvoorbeeld: huurnota Steenstraat mei 2021, mobiel sep 2021, omzetbelasting Q1 2021

Bank en kas

• Houd privé en zaak gescheiden. Open altijd een zakelijke bankrekening. Banken staan niet toe dat een privérekening gebruikt wordt voor zakelijke doeleinden.
• Een kas kan nooit negatief zijn. Bij controle kijkt de Belastingdienst allereerst of je kassaldo ergens gedurende het jaar negatief was.
• Download je dagafschriften op tijd. Banken stellen dagafschriften voor zakelijke rekeningen over het algemeen maximaal 15 maanden beschikbaar om te downloaden.
• Kies een boekhoudpakket waarmee je bankbestanden kunt importeren, zodat je niks meer hoeft over te kloppen.`
• Gebruik (indien mogelijk) toewijzingsregels. De boekhoudsoftware herkent dan automatisch op welke rekening iets geboekt moet worden.
• Controleer altijd bij alle banktransacties of het boekhoudpakket de juiste categorie heeft geselecteerd. Boekhoudpakketten worden steeds slimmer, maar ze zitten er ook nog wel eens naast.
• Probeer alle transacties per bank te doen. Kasposities zijn diefstal- en fraudegevoelig en krijgen zeker de nodige aandacht van de Belastingdienst.

Uren en kilometers

• Houd een urenadministratie bij om aan te tonen dat je aan het urencriterium voldoet (minimaal 1.225 uur) om in aanmerking te komen voor bepaalde soorten ondernemers­aftrek, zoals de startersaftrek, zelfstandigenaftrek, de meewerkaftrek en de aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk.
• Download gratis op urenregistratieexcel.nl een handige template om je uren op de juiste wijze te verantwoorden aan de Belastingdienst.
• Houd een aansluitende rittenadministratie bij om aan te tonen dat je minder dan 500 kilometer privé rijdt met je zakelijke auto, zodat je geen fiscale bijtelling hebt.
• Download op kilometerregistratieinexcel.nl een gratis sjabloon om al je zakelijke en privékilometers conform de eisen van de Belastingdienst bij te houden.
• Declareer zakelijk gereden kilometers met je privéauto bij je bedrijf.
• Als je de privéauto ook zakelijk gebruikt, mag je de btw op brandstof en onderhoud aftrekken voor het zakelijk deel.

Incidentele posten

• Vergeet niet de afschrijvingen te boeken van duurzame productiemiddelen, zoals machines, inventaris, computers en auto’s.
• Neem een voorziening voor oninbare vorderingen op, bijvoorbeeld 0,33% van de omzet inclusief btw. Je verlaagt hiermee de winst en hoef je minder belasting te betalen.
• Vraag de hulp van je boekhouder voor moeilijke posten, zoals salarissen, de kleineondernemersregeling, desinvesteringen (verkopen van vaste activa), leasecontracten, btw privégebruik, vooruitbetaalde kosten en voorzieningen.

Controleren

• Controleer regelmatig of het banksaldo aansluit bij het saldo van je bankafschrift.
• Tel en waardeer de voorraad periodiek en sluit de inventarisatie aan met het saldo van je voorraad volgens je boekhoudpakket.
• Controleer periodiek de aansluiting van de btw-rekeningen met de omzetrekeningen en de btw-aangiften.
• Tel de kas regelmatig en controleer of de kastelling aansluit bij het saldo van de kas volgens je boekhoudpakket.
• Loop geregeld kritisch door de grootboekrekeningen om te kijken of alles klopt. Gebruik een overzicht per periode om trends te ontdekken.
• Check voor de volledigheid de bedragen die op privéopnamen/uitgaven zijn geboekt. Soms staan er bedragen op die er niet thuis horen en daardoor direct van invloed zijn op je eigen vermogen.
• Laat je accountant de boekhouding minimaal 1x per kwartaal nalopen.

Jaarafsluiting

• Controleer voor het einde van het jaar of je de grens van de investerings­aftrek van € 2.400 (2021) hebt bereikt. Over de eerste € 59.170 bedraagt de aftrek 28%, waarover je geen belasting hoeft te betalen. Overweeg om een geplande investering nog dit jaar te doen als je die grens nog niet hebt bereikt.
• Betaal de jaarlijkse aflossing van leningen voor 31 december.
• Check of de beginbalans gelijk is aan de eindbalans van vorig jaar.
• Maak een schatting van het totaal van de facturen voor in dit jaar gemaakte kosten die je nog verwacht en verwerk deze schatting.

Tot slot

• Doe minimaal 1x per maand je boekhouding. Reserveer hiervoor enkele uren in je agenda. Beter nog, reserveer op een vaste dag in de week een half uurtje voor je boekhouding. De berg krijgt zo niet de kans om te groeien.
• Maak jaarlijks een budget om de financiële haalbaarheid van je plannen te toetsen en de prestaties van je onderneming te monitoren.
• Vergelijk periodiek de resultaten met je begroting en cijfers van voorgaande jaren. Zo ontdek je snel trends.

Nog meer boekhoudtips?

Deze en nog veel meer boekhoudtips lees je in mijn boek Het grote geldboek voor de kleine ondernemer. Leer in 5 praktische stappen je financiën doen en begrijpen.