Handleiding Excel boekhoudpakket

1. Installeren van het Excel boekhoudpakket

Locatie

Installatie is erg simpel. Het Excel boekhoudpakket wordt per download aangeboden. Je hoeft alleen het Excel boekhoudpakket op te slaan op een locatie op je harde schijf. Bewaar je boekhoudpakket in een map op je harde schijf die je snel kunt vinden.

Geen macro’s – betere beveiliging
Het Excel boekhoudpakket werd opzettelijk ontworpen zonder macro’s. Er worden alleen formules gebruikt voor het verwerken van transacties, creëren van documenten en het opstellen van professioneel ontworpen dashboards en rapporten. De afwezigheid van macro’s maakt jouw template veel veiliger.

Tip 1
Sla je bestand s.v.p. op met een logische bestandsnaam (voor snelle verwijzing). Voorbeeld: Boekhouding_JouwBedrijfsnaam_2017-001.xlsx

Tip 2
Gebruik een nieuw volgnummer of referentie wanneer je jouw bestand opslaat. In het geval dat er iets fout gaat kun je zo altijd verder werken met een eerder opgeslagen template. Je hebt dan niet direct al je werk verloren.

Back-ups

Maak regelmatig een back-up van je bestanden, omdat je de template opslaat op een lokale harde schijf. Je kunt handmatig een back-up maken op een externe harde schijf of USB-stick. Zelf geven wij de voorkeur aan de cloud. Omdat je al met Microsoft Excel werkt, heb je waarschijnlijk ook al OneDrive geïnstalleerd (Office 365 komt met 1 TB gratis ruimte). Als je bestanden zijn opgeslagen in de OneDrive map op je computer, dan worden ze automatisch geupload in de cloud.

2. Starten met het Excel-boekhoudpakket

Instellingen

In het eerste tabblad ‘Instellingen’ vul je enkele vaste gegevens in, zoals je bedrijfsnaam, adres- en bankgegevens, betaaltermijn en btw- en kvk-nummer. Deze gegevens verschijnen automatisch op je factuur. Kies vervolgens het goede jaartal. Daarnaast kun je indien nodig de btw-tarieven aanpassen en de tekst van de betaalstatus wijzigen. We adviseren om die niet te wijzigen.

Navigeren

Je navigeert door het Excel-boekhoudpakket met de iconen bovenaan ieder tabblad :
Top menu - Excel boekhoudpakket
Of via de tabbladen onderin: Instellingen, Factuur, Verkopen & Inkomsten, Inkopen & Uitgaven, Relaties, Categorieën, Dashboard, Beginbalans en Btw.

Categorieën

Al je verkopen & inkomsten en inkopen & uitgaven registreer je op een categorie. De lijst met categorieën (grootboekrekeningen) kun je naar eigen inzicht aanpassen.

Let op!
Als je een categorie aanpast en je hebt die al eerder gebruikt in je Excel administratie, dan moet je de categorie opnieuw selecteren in het tabblad ‘Verkopen & Inkomsten’ en/of ‘Inkopen & Uitgaven’.

3. Facturen maken

Met het Excel-boekhoudpakket maak je gemakkelijk en snel mooie facturen. Ga naar het tabblad ‘Factuur’. De gegevens van het tabblad ‘Instellingen’ worden automatisch voor je ingevuld op de factuur.

Logo wijzigen

Linksboven zie je een logo staan. Rechtsklik op het logo en kies Afbeelding wijzigen. Selecteer de optie Uit een bestand… Kies vervolgens je eigen logo op je computer en klik op Invoegen. Het formaat van het logo kun je aanpassen door met je muis op de hoekjes te klikken en deze te verslepen.

Factuurgegevens invullen

Vul het factuurnummer in (cel J13) en kies de relatie (cel C18) voor wie de factuur bedoeld is. Staat de relatie/klant er nog niet bij? Voeg die dan eerst toe in het tabblad ‘Relaties’. Nadat je de relatie hebt geselecteerd worden de adresgegevens automatisch op de factuur gezet.

Vul nu de factuurdatum in (cel C17). De vervaldatum wordt automatisch uitgerekend op basis van de betaaltermijn die je hebt ingevuld in het tabblad ‘Instellingen’.

Vervolgens ga je jouw verkochte producten en/of verrichte werkzaamheden in rekening brengen. Vul per regel de omschrijving, het aantal, de prijs, het eventuele kortingspercentage en het btw-tarief in (C24:I37). Het regelnummer verschijnt automatisch, zodra je iets invult in de kolom Omschrijving. Het bedrag excl. btw wordt vervolgens per regel uitgerekend. Bijvoorbeeld:
factuurregels
De tekst onder het kopje Voorwaarden & Opmerkingen kun je zelf aanpassen.

Controleren en opslaan als PDF

Check altijd eerst goed of alles op de factuur goed klopt. Is de juiste klant geselecteerd? Klopt de factuurdatum? Zijn de tarieven juist? Staat er geen oude tekst onder de factuur?

Sla nu de factuur als PDF op via Bestand, Opslaan als…, kies als bestandstype PDF (*.pdf)

Verwerken in administratie

Om de factuur te verwerken in je administratie kopieer je 1, 2, of 3 factuurregels die onder de factuur staan (cellen C47:K49) naar het tabblad ‘Verkopen & Inkomsten’. Gebruik ALTIJD Plakken Speciaal, Waarden. Anders kopieer je ook de celeigenschappen mee.

Bestaat het factuurnummer al in de boekhouding? Dan krijg je onder deze factuurregels de melding ‘Factuur komt al voor in de administratie’. Pas dan het factuurnummer aan. Je kunt namelijk niet twee facturen in je boekhouding hebben met hetzelfde factuurnummer. Facturen moeten wettelijk verplicht doorlopend genummerd zijn namelijk.

Let op: Indien er meerdere btw-tarieven op één factuur voorkomen worden deze per btw-tarief uitgesplitst in de factuurregels onder de factuur. Daardoor kan het lijken alsof er meerdere facturen met hetzelfde factuurnummer voorkomen.

Factuur leegmaken

Voordat je een nieuwe factuur aanmaakt kun je de oude factuur leegmaken. Klik op de knop “Factuur leeg maken”. Nu worden alle cellen geselecteerd die je leegmaakt door op ‘Delete’ te drukken. Zo begin je opnieuw aan de volgende factuur. De overige gegevens op je factuur blijven uiteraard bestaan.

4. Verkopen & inkomsten invoeren

In het tabblad ‘Verkopen & Inkomsten’ registreer je al je verkoopfacturen, maar ook andere inkomsten zoals privéstortingen, kasstortingen etc. Dat zijn principe alle posten die als ontvangsten op je bankafschriften staan of in je kasboek.

Verkoopfacturen van het vorige boekjaar voeg je toe aan je boekhouding. Ga naar het tabblad ‘Verkopen & Inkomsten’ en voer de datum, soort, factuurnummer en omschrijving in en de relatie naar wie de factuur is gestuurd. Vul het bedrag exclusief btw in en kies het btw-tarief. De btw wordt automatisch uitgerekend. Geef in de kolom status aan of de factuur nog openstaat, of dat de factuur per bank of kas is ontvangen. In de laatste kolom kies je de categorie van de factuur. Dit is meestal een omzetrekening, bijvoorbeeld: 8000 Omzet NL (bij Nederlandse klanten), 8010 Omzet EU (voor klanten binnen de EU) of 8020 Omzet buiten EU (voor klanten buiten de EU). De categorie kun je altijd (nog) wijzigen. De inkomsten per categorie zie je nu terug in het ‘Dashboard’ onder de Winst- en verliesrekening.
Verkopen en inkomsten
Het Excel-boekhoudpakket voert automatisch enkele integriteitscontroles uit. In de kolom Controle kunnen de volgende meldingen verschijnen:

Er ontbreken gegevens
Als je vergeet een verplicht veld in te vullen krijg je dit te zien. Vul de ontbrekende gegevens aan.

Datum buiten boekjaar
Verkopen en inkomsten die buiten het boekjaar vallen worden niet meegeteld in de rapportages. Je krijgt dan deze melding te zien. Het boekjaar vul je in bij ‘Instellingen’.

Op beginbalans
De enige uitzondering op de vorige regel zijn openstaande posten uit het vorige boekjaar. Deze worden automatisch opgeteld als debiteuren op de beginbalans. Is de post betaald dan hoort de regel tot een vorig boekjaar.

5. Inkopen & uitgaven invoeren

In het tabblad ‘Inkopen & Uitgaven’ registreer je al je inkoopfacturen en bonnetjes, maar ook andere uitgaven zoals privéopnamen, automatische incasso’s van verzekeringen etc. Dat zijn principe alle posten die als uitgaven op je bankafschriften staan of in je kasboek.

Inkoopfacturen van het vorige boekjaar voeg je toe aan je boekhouding. Ga naar het tabblad ‘Inkopen & Uitgaven’ en voer de datum, soort, factuurnummer en omschrijving in en de relatie van wie de factuur afkomt. Vul het bedrag exclusief btw in en kies het btw-tarief. De btw wordt automatisch uitgerekend. Geef in de kolom status aan of de factuur nog openstaat, of dat de factuur per bank of kas is betaald. In de laatste kolom kies je de categorie van de factuur. Dit is meestal een kostenrekening (beginnend met een 4…).
Inkopen en uitgaven
Het Excel-boekhoudpakket voert automatisch enkele integriteitscontroles uit. In de kolom Controle kunnen de volgende meldingen verschijnen:

Er ontbreken gegevens
Als je vergeet een verplicht veld in te vullen krijg je dit te zien. Vul de ontbrekende gegevens aan.

Datum buiten boekjaar
Verkopen en inkomsten die buiten het boekjaar vallen worden niet meegeteld in de rapportages. Je krijgt dan deze melding te zien. Het boekjaar vul je in bij ‘Instellingen’.

Op beginbalans
De enige uitzondering op de vorige regel zijn openstaande posten uit het vorige boekjaar. Deze worden automatisch opgeteld als crediteuren op de beginbalans. Is de post betaald dan hoort de regel tot een vorig boekjaar.

6. Dashboard raadplegen

In het tabblad ‘Dashboard’ zie je de totalen van alle verkopen en inkopen. Je ziet de bedragen voor het boekjaar en het totaal van alle jaren. Dit overzicht wordt automatisch bijgewerkt als je gegevens toevoegt of aanpast in de tabbladen ‘Verkopen en Inkomsten’ en ‘Inkopen en uitgaven’. Je ziet ook hoeveel er nog openstaat.

Winst- en verliesrekening

Onder deze totalen zie je de winst- en verliesrekening. Per categorie zie je de bedragen staan en onderaan zie je of je winst of verlies hebt gemaakt. De winst- en verliesrekening wordt automatisch bijgewerkt als je iets aanpast of toevoegt bij de inkomsten of uitgaven. Omdat alle cellen formules bevatten kun je dit tabblad daarom niets zelf aanpassen.
winst- en verliesrekening in excel

Balans

Ook de balans wordt automatisch opgesteld. Activa (je bezittingen) en passiva (je eigen vermogen en schulden) worden per categorie voor je opgeteld. Ook deze bedragen worden automatisch bijgewerkt als je iets aanpast in je boekhouding.
balans in excel

7. Beginbalans invullen

Ondernemers die al langer actief zijn (start vóór het boekjaar) vullen ook de beginbalans in. Dit is de eindbalans van vorig jaar. De beginbalans bevat zoals het woord zegt alleen balansposten. Deze bedragen worden meegenomen in de (eind)balans van het boekjaar. Verkoop- en inkoopfacturen van vorig jaar die nog niet betaald zijn (openstaand) en die je hebt ingevuld bij ‘Verkopen & Inkomsten’ en ‘Inkopen & Uitgaven’ worden automatisch meegeteld bij respectievelijk Debiteuren en Crediteuren.
beginbalans

8. Btw-aangifte doen

Tot slot worden alle btw-bedragen van je facturen en bonnetjes automatisch verwerkt in de btw-aangifte in tabblad ‘Btw’. Je ziet de de verkopen met de bijhorende af te dragen btw en de btw die je kunt terugvragen van je inkopen (voorbelasting). Je ziet direct of je btw moet betalen of terugkrijgen. Deze bedragen neem je over bij je btw-aangifte. Onderstaand overzicht is ook beschikbaar per maand.

Nadat je btw-aangifte hebt gedaan, verwerk je de betaling of ontvangst in je boekhouding op de categorie 1560 Btw betaald/ontvangen.

9. Beginbalans volgend jaar maken

De laatste stap is het opstellen van de openingsbalans. Met deze instructies maak je die van jouw onderneming. Volg de volgende stappen:

Tot slot maak je op basis van de eindbalans de beginbalans voor volgend jaar. Start een nieuw sjabloon voor het nieuwe boekjaar. Kopieer daarin jouw Instellingen en Relaties. Gebruik wel Plakken Speciaal, Waarden. Vervolgens vul je de beginbalans in. Gebruik dezelfde categorieën als de eindbalans.

  1. Ten eerste, zorg ervoor dat je geen foutmeldingen meer hebt in de Controle-kolom van de tabbladen ‘Verkopen & Inkomsten’ en ‘Inkopen & Uitgaven’. Alleen de melding ‘Op beginbalans’ mag je zien.
  2. De openingsbalans van het nieuw boekjaar wordt gebaseerd op de eindbalans van het huidige boekjaar.
  3. Print de eindbalans.
  4. Start een nieuw sjabloon voor het nieuwe boekjaar en sla deze op onder een andere naam, bijvoorbeeld: boekhouding-bedrijfsnaam-2018-001.xlsx.
  5. Kopieer daarin jouw Instellingen en Relaties. Gebruik wel Plakken Speciaal, Waarden! Pas het boekjaar aan en eventueel ook de btw-tarieven.
  6. Ga nu naar de Openingsbalans en vul de waarden in uit de eindbalans van vorig jaar.
  7. Tel de bedragen van de kapitaalrekeningen (0500, 510 en 0520) op en tel de winst hierbij op of trek een eventueel verlies er vanaf. Zet het saldo op 0500 Kapitaal
  8. Het wordt aanbevolen om de btw-rekeningen (1500, 1510, 1520 en 1560) te salderen (bij elkaar op te tellen) en dit bedrag op rekening 1560 Btw betaald/ontvangen te zetten.
  9. Neem de openstaande facturen over in je nieuwe sjabloon. Gebruik wel Plakken Speciaal, Waarden!