Je hebt hard gewerkt voor een klant of je hebt zojuist een bestelling ontvangen. Dan mag je nu je eerste factuur maken en sturen. Zorg er dan in ieder geval voor dat jouw factuur aan alle eisen voldoet.
Vermeld op je factuur de volgende gegevens om aan de eisen van de Belastingdienst te voldoen:
- je bedrijfs- en adresgegevens (het vestigingsadres, geen postbus), btw-nummer, kvk-nummer;
- de volledige naam en het adres van de klant;
- de factuurdatum en een uniek opeenvolgend factuurnummer, bijvoorbeeld beginnend met 18001, dan 18002, 18003 etc.;
- duidelijke omschrijving en datum van geleverde goederen of diensten;
- het aantal geleverde goederen of diensten;
- duidelijke vermelding van het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag, het btw-tarief en het bedrag inclusief btw (het totaal te betalen bedrag);
- je bankrekeningnummer (IBAN en BIC) en de betalingstermijn.
De laatste regel is geen eis, maar wel slim om te vermelden op je factuur. In sommige gevallen gelden aangepaste regels voor facturen. Raadpleeg hiervoor de website van de Belastingdienst.
Een verkoop registreer je pas op het moment dat je de bestelde goederen of diensten hebt geleverd in ruil voor geld of de belofte om geld in de toekomst (je hebt dan een vordering op je klant).
Bijvoorbeeld
Een klant bestelt bij jou een ontwerp voor een nieuw logo voor €300. Je ontvangt de order, maar je mag de verkoop nog niet registreren. Alleen als je het nieuwe logo ontwerp hebt gemaakt en geleverd dan is de verkoop volledig volgens de boekhoudregels.
In het verkoopboek registreer je de verkopen waar je een factuur van maakt. Betalingen van klanten van de verkoopfacturen ontvang je per bank of kas. Verkopen per kas registreer je in het kasboek. Alle verkopen registreer je in het verkoopboek op een omzetrekening exclusief btw. De btw wordt uitgerekend door het boekhoudprogramma.
Hieronder vind je een voorbeeld factuur:
Als het factuurbedrag inclusief btw maximaal €100 is, dan is een vereenvoudigde factuur voldoende.
Op een vereenvoudigde factuur meld je in elk geval:
- de factuurdatum;
- je bedrijfs- en adresgegevens;
- de geleverde goederen of diensten;
- de btw;
- de verwijzing naar de oorspronkelijke factuur (bij wijziging van een factuur).
Als je factuur niet voldoet aan bovenstaande eisen, dan kan je klant de factuur weigeren. Je moet dan een nieuwe factuur maken en je wacht bovendien langer op je geld. Andersom geldt dit natuurlijk ook. Als een factuur van een leverancier niet aan deze eisen voldoet, dan mag je die ook weigeren.
Tips om je factuur sneller betaald te krijgen
Om er voor te zorgen dat je facturen snel betaald worden neem dan de volgende tips in acht:
- Maak professionele facturen in kleur. Je factuur representeert je bedrijf. Als het standaard sjabloon van je boekhoudpakket er niet goed verzorgd uit ziet, maak dan je eigen facturen met onze gratis factuursjablonen;
- Maak je factuur duidelijk herkenbaar met je eigen logo;
- Maak de factuur persoonlijk. Bedank je contactpersoon voor de opdracht;
- Benoem de voordelen. Een factuur is meer dan een bonnetje voor verleende diensten. Het is een strategisch document. Toon de einderesultaten van je werk op de factuur. Bijvoorbeeld: ontwikkeling van een nieuwe landingspagina om meer klanten aan te trekken of 100 foto’s die de mooiste dag van uw leven vastlegden;
- Vermeld verleende kortingen altijd zichtbaar op de factuur;
- Koop een kleuren laserprinter. Facturen van inkjet printers gaan vlekken als er vocht op komt;
- Verstuur de factuur digitaal per email (mits de afnemer hiermee akkoord gaat);
- Factureer snel. Hoe eerder je de factuur stuurt, hoe sneller de klant betaalt;
- Zorg ervoor dat je factuur aan de wettelijk eisen voldoet;
- Refereer in de factuur naar een eventuele offerte;
- Maak het totaal bedrag inclusief btw duidelijk zichtbaar. Zo voorkom je dat het bedrag exclusief btw wordt overgemaakt;
- Vraag vooraf aan je contactpersoon of de crediteurenadministratie (jij bent leverancier van je klant) aan welke eisen je factuur moet voldoen. Denk aan de adressering en aanvullende gegevens, zoals: afdeling, inkoopnummer (purchaseordernummer), kostenplaats, projectcode, getekende urenstaten etc.;
- Voeg een specificatie bij je factuur, bijvoorbeeld een getekende urenstaat;
- Laat je urenstaat aftekenen door een daartoe bevoegde persoon, zodat je factuur sneller wordt goedgekeurd;
- Bel na of de factuur is aangekomen;
- Bel vooral ook als de betaling uitblijft (wacht niet te lang).
Word geen bank, factureer iets later
Iets later factureren kan soms slim zijn. Dit geldt zeker voor kleine ondernemers die goed op hun liquiditeit moeten letten. De meeste ZZP’ers doen per kwartaal aangifte omzetbelasting. Het is daarom slim om een verkoopfactuur net na het verstrijken van een kwartaal te versturen. Verstuur bij voorkeur de factuur op de 1e van het nieuwe kwartaal in plaats van de laatste dag van het voorgaande kwartaal.
Dus op 1 oktober in plaats van 30 september. Verstuur je de factuur op 30 september dan moet je de btw van die factuur afdragen voor het eind van de volgende maand (dus voor 31 oktober). Verstuur je de factuur op 1 oktober dan draag je de btw pas af voor 31 januari van het volgende jaar.
Met het huidige betaalgedrag van veel klanten loop je het risico dat je zelf het geld nog niet eens binnen hebt. Je speelt dus voor bank. Iets later facturen (in dit geval maar 1 dag) voorkomt deze onnodige vorm van ‘voorfinancieren’. Sta hier even bij stil de volgende keer als je weer een factuur opstelt.
Een factuur maken is eenvoudig
Een factuur maken is simpel met het gratis Excel boekhoudpakket dat je op deze website kunt downloaden. Met het Excel boekhoudpakket heb je een factuur binnen 1 minuut gemaakt. Het werkt heel simpel: geef het factuurnummer op, kies een relatie en vul de factuurregels met je verkochte producten en/of diensten. Sla daarna het bestand op als PDF en je factuur is klaar. Een factuur maken was nog nooit zo makkelijk.